TU Eindhoven informeerde hun toekomstige governance roadmap met naadloze, meertalige input van 150 belanghebbenden

Op 7 maart 2024 organiseerde de Technische Universiteit van Eindhoven (TUE) een communitybijeenkomst om de bevindingen van haar toekomstige governance-werkgroep (FGTU/e) te presenteren en hun bevindingen met de gemeenschap te bespreken. Om ervoor te zorgen dat alle inzichten uit de discussies werden vastgelegd en goed werden benut, nodigde de FGTU/e Dembrane uit om de sessies op te nemen en te analyseren. Een grootschalig kwalitatief onderzoek zou niet op tijd en binnen budget hebben kunnen worden georganiseerd, maar met Dembrane werd de gehele communitysessie opgenomen en destilleerden we inzichten eenvoudig en efficiënt.

Context

Het huidige landschap

Het organiseren van de sessie

We ontvingen de uitnodiging 2 weken voor het evenement. Onderzoeksvragen waren nog niet helemaal klaar en het doel van deelname was nog wat vaag. We wisten niet eens hoeveel mensen er zouden zijn - “misschien 50?” - Geen zorgen! We weten hoe moeilijk het is om dit soort sessies te organiseren, dus is ons proces ontworpen om aanpasbaarheid en eenvoud te benadrukken. Na de eerste presentatie van de bevindingen splitste het publiek zich op in groepen en begonnen de discussies.

Stemmen uit de gemeenschap

Inzichten en Leringen

Door deze dialogen heeft TUE geleerd over de kritische balans tussen autonomie en standaardisatie die essentieel is voor het bevorderen van een omgeving van snelle besluitvorming en innovatie. De gemeenschap onderstreepte ook het behoud van TUE's gemeenschapsgeest, die zorgt voor gemakkelijke toegang en een dynamische academische sfeer bevordert. Deelnemers kregen de vrijheid om te bespreken wat voor hen belangrijk was en er zijn daarom veel meer inzichten dan we hier ruimte voor kunnen geven.

Samen Vooruit Gaan

Deze samenwerking met TUE heeft de kracht aangetoond van het betrekken van iedereen die wil deelnemen aan discussies over universiteitsbestuur. De inzichten die zijn verkregen gaan niet alleen over het aanpakken van huidige problemen, maar over “wat er echt op het spel staat” voor de gemeenschap, en kunnen cruciaal zijn bij het vormen van een robuuste, inclusieve bestuursstructuur die langdurige groei en innovatie ondersteunt.

Leringen

Terwijl we blijven werken aan Dembrane, is ons doel om de betrokkenheid van belanghebbenden in institutioneel besluitvorming te verdiepen, ervoor te zorgen dat elke stem wordt gehoord en dat geen goede ideeën verloren gaan. Deze pilot met TUE is een veelbelovende stap naar een model dat input van de gemeenschap omarmt en onderwijsuitmuntendheid bevordert naast operationele wendbaarheid.

We hebben ook veel geleerd over hoe we onze tools en processen kunnen verbeteren. Het was de laatste sessie die we opnamen zonder de hulp van ons nieuwe deelnemerportaal (ECHO) en we zijn erg benieuwd wat hosts ermee gaan doen. We hebben ook veel geleerd over hoe we onze rapportage kunnen verbeteren. Hoewel het rapport “de essentie vastlegde” van de discussies, is het reduceren van transcripties van 23 uur aan opnames tot een reeks inzichtelijke citaten een ongelooflijke uitdaging. De juiste balans vinden tussen strategisch overzicht en details op aanvraag is ook een uitdaging waarvan we hopen grote stappen te maken met onze aankomende analysetool.

Al met al zijn we de FGTU/e zeer dankbaar voor de kans om te helpen met dit spannende project, en voor het vertrouwen in ons toen we zeiden “MENSEN MAKEN KENNIS.”