ARTIKEL
Hybride participatie organiseren met dembrane
De meeste hybride participatiesessies zijn niet echt hybride. Er is de zaal, waar de energie zit: flipovers, koffie, mensen die zich over tafels buigen. En er is het raster, een muur van gezichten op een scherm, beleefd kijkend. De online deelnemers was participatie beloofd. Wat ze kregen was een livestream met een chatvenster.
Dat is niemands schuld. Facilitators hebben hun handen al vol, en de online groep een écht eigen gesprek geven betekent breakout rooms, en dus meer parallelle gesprekken dan een team kan volgen. Dus wordt de online helft versimpeld: kijk naar het plenaire deel, typ je gedachten in de chat, bedankt voor je komst. De mensen voor wie meedoen de minste moeite kostte, worden het minst gehoord. Meestal zijn dat ook de ouders, de mantelzorgers, de mensen die een uur verderop wonen. Precies de stemmen die de sessie wilde insluiten.
We denken dat de oplossing ligt in het veranderen van waar "gehoord worden" van afhangt.
Het maakt niet uit hoe mensen verbinden
dembrane doet één ding dat voor hybride veel blijkt uit te maken: het is agnostisch over hoe mensen verbonden zijn. Een gesprek aan een tafel in de zaal, een breakout room in Zoom of Google Meet of Teams, een interview, zelfs een straatgesprek onderweg naar binnen: als het wordt opgenomen in jouw dembrane-project, hoort het bij de sessie. Elk gesprek komt op dezelfde plek terecht, krijgt dezelfde functies, en stroomt in hetzelfde rapport.
Dat verandert de ontwerpvraag. Je vraagt niet langer “hoe betrekken we de online mensen bij het gesprek in de zaal?” maar “hoe zorgen we dat iedereen de kans krijgt op een goed gesprek, en hoe leggen we al die rijkdom vast?” Op de eerste vraag bestaat geen goed antwoord. Voor de tweede maakten we dit hybride bouwpakket.
Eén avond, volledig in elkaar gezet
Misschien heb je een variant hiervan al eens gedraaid: een zaal met een livestream op het podium gericht, een online plenair deel met slides, een Mentimeter-woordwolk als je geluk hebt. Breakout-gesprekken waarin het beste van de avond werd gezegd, en dat werd samengeperst tot post-its van drie woorden.
Dit is dezelfde avond met dembrane eronder. Stel: 120 mensen hebben zich aangemeld voor een bewonersavond over het nieuwe wijkplan. 80 in de zaal aan tien tafels, 40 thuis op Zoom.
Wat je nodig hebt
Eén dembrane-project met het deelnemersportaal ingesteld: één QR-code, die ook als link werkt
Een zaal met tafels, één telefoon per tafel (de eigen telefoons van deelnemers zijn prima, gegevens worden niet op hun apparaat opgeslagen)
Je gebruikelijke videobelsoftware met breakout rooms ingeschakeld, en een laptop die de plenaire sessie hiernaartoe streamt
Eén co-host die de eigenaar is van de online ruimte
Geen extra hardware, geen AV-crew, geen notulisten
Wat je doet
De week ervoor, dertig minuten. Maak het dembrane-project aan, schrijf de gespreksstarter die deelnemers te zien krijgen, print de QR-code voor op de tafels, en plak de portal-link in de agenda-uitnodiging voor de online groep.
19:00, plenair. Het welkom, de presentatie, de vragen uit de zaal. De zaal luistert, Zoom kijkt naar de stream. Hier verandert niets.
19:20, uiteen. In de zaal: elke tafel scant de QR-code, tikt op opnemen, legt de telefoon in het midden. Online: jouw co-host opent acht breakout rooms en zet de portal-link in de chat. Iedereen opent die op het eigen apparaat, naast de call. Binnen een paar minuten worden alle achttien gesprekken vastgelegd.
Terwijl mensen praten. Elk gesprek, in de zaal en online, verschijnt in jouw live overzicht. Deelnemers krijgen socratische vervolgvragen die hun gesprek verdiepen. Jij loopt door de zaal. Je co-host kan van room naar room springen op basis van wat die in de live gespreksoverzichten leest.
20:30, plenaire afsluiting. Als de stoelen weer in een kring schuiven, vraag je aan dembrane welke thema’s zich aftekenen in alle achttien gesprekken, en lees je de eerste patronen voor aan iedereen, de zaal en het raster tegelijk. De online rooms zitten erin, met hetzelfde gewicht.
De volgende ochtend. Eén rapport. Tafel vier staat naast breakout room zes. Stuur het naar iedereen die erbij was, of ze nu in de zaal zaten of thuis.
Dat is het hele bouwpakket.
De enige werkelijk nieuwe stap is nummer drie, en dat is een QR-code.
Keuzes en valkuilen
Hoe laat je online en offline deelnemers met elkaar praten? In principe kunnen mensen in de zaal ook de videocall in. Niet moeilijk, wel even wennen.
Iedereen scant, of één opnemer per room? Online is de meest robuuste optie dat iedereen de portal opent naast de call. Vijftig deelnemers in tien rooms betekent vijftig opnames, en dembrane ontdubbelt en voegt die in de backend samen tot één stroom per écht gesprek (het samenvoegen zie je nog niet in de interface, die weergave komt eraan). Het simpelere alternatief is één aangewezen opnemer per room, zolang diegene weet dat hij of zij het is.
De koptelefoon-valkuil. Draagt degene die opneemt een koptelefoon, dan hoort de portal alleen diens stem. Laat de opnemer de call voorlopig hardop afspelen: videocall op de laptop, speaker aan, en de portal op de telefoon die ernaast meeluistert.
Achteraf uploaden als vangnet. Zoom en Meet kunnen breakout rooms opnemen, en je kunt de audio achteraf naar dembrane uploaden. Let op: breakout rooms worden niet automatisch opgenomen; iemand in de room, host of deelnemer, moet de opname handmatig starten. Als vangnet werkt het prima, en het is beter dan gesprekken verliezen. Maar je geeft de live-laag op: geen socratische vragen tijdens het gesprek, geen live overzicht, en Verify werkt het best wanneer elk gesprek vanaf het begin één hoofdopname heeft.
Explore parallel gebruiken mag. Als vier mensen in één room tegelijk de Explore-functie gebruiken, krijgen ze vier verschillende draden. Dat hoeft geen probleem te zijn, het maakt het gesprek vaak rijker. Weet alleen dat het gebeurt en besluit of één persoon het per tafel bedient, of laat iedereen het gebruiken.
Wat je aan de andere kant krijgt
Het straatinterview van die ochtend staat naast breakout room zes staat naast tafel drie. De socratische vragen hebben de online gesprekken even hard laten werken als die in de zaal. En als je deelnemers de resultaten stuurt, kunnen de mensen die vanaf hun keukentafel meededen hun eigen denken erin terugvinden, omdat ze werkelijk in de data zaten, niet in een bijlage die de schrale chat samenvat.
Gemeenschappen werken al zo. RadicalxChange draait hybride evenementen met dembrane erbij, en binnen het Europese AI4Deliberation-consortium testen we grootschalige online deliberatie met partners als ActionAid, waar breakout-audio rechtstreeks een dembrane-project instroomt, naast al het andere.
Wat we hierna bouwen
De opstelling hierboven neemt jouw videoplatform als gegeven. We werken ook aan de andere kant van het probleem. dembrane is de officiële host van de Europese deployment van Frankly, een open source videoplatform voor dialoog en deliberatie in kleine groepen, ontwikkeld door het Berkman Klein Center for Internet & Society aan Harvard University. Op Frankly kunnen evenementen zonder host draaien: deelnemers zien de introductie en stromen direct door naar breakout rooms, duizenden tegelijk, en de audio van elke room belandt automatisch in dembrane. Geen aparte QR-codes, geen aangewezen opnemers, geen koptelefoon-valkuilen. Het zit nu in gesloten beta, en het komt eraan.
Draai jij grote sessies en wil je er als een van de eersten mee werken? Neem contact op! En als je eigenlijk geen nieuw videoplatform wilt, maar dembrane aangesloten op de videotool die je al gebruikt: dat horen we net zo graag. Die mening stuurt wat we hierna bouwen.
