dembrane is een set bouwstenen die we hebben gebouwd om dialoogprocessen te ondersteunen: kies degene die je nodig hebt, laat de rest liggen. In de basis is het een registrerende partij: leg het hele proces vast zonder de manier waarop je het faciliteert te veranderen, en je hebt al een audittrail en een geheugen. Alles daarboven is een optionele feedbackloop die op een strakkere, snellere cyclus draait dan die eronder. De laatste loop is opt-in, draait de andere kant op en bundelt wat er over processen heen is geleerd.

Hoe gebruik je deze kaart

Loop je procesontwerp door de vijf lagen en markeer of een laag zijn plek verdient, en zet dan alleen de functies aan die je nodig hebt. Alleen de registratielaag op zich is al de moeite waard; de strakkere loops zijn er wanneer een moment erom vraagt; de commons is er als je er ooit voor kiest om te delen.

De vijf lagen

Hoe hoger je op de lagen klimt, hoe strakker en sneller de loop is, van een terugblik op een heel proces naar een vraag binnen een gesprek dat nog gaande is. DEEL (0) werkt de andere kant op: de breedste, langzaamste loop, met de grootste meta-impact.

Het verhaal achter de lagen:

Proloog

Beraadslaging is het proces van het voeren van openhartige, eerlijke en vaak moeilijke gesprekken om te komen tot resultaten die ertoe doen en bruikbare besluiten waar het maximaal aantal belanghebbenden mee kan instemmen.

De meeste mensen hebben wel eens een vorm van beraadslaging meegemaakt. Het is vaak de standaardmanier van collectieve besluitvorming wanneer er geen impliciete hiërarchie is. Macht delegeert, gelijken beraadslagen. Bij dembrane geloven we dat deliberatie de standaardmodus is van menselijke coördinatie en besluitvorming, maar omdat samenlevingen groter en complexer zijn geworden, moesten we manieren bedenken om beraadslaging op te schalen. We hebben geprobeerd om alleen de dorpsoudsten te laten beraadslagen, of vertegenwoordigers te kiezen. Deze technieken hebben ons een heel eind gebracht, maar we zien waarschijnlijk allemaal dat we op een punt zijn aanbeland waarop we hele grote, openhartige gesprekken zouden moeten voeren over hoe we verder moeten, maar in plaats daarvan zitten we vast in oude routines van machtsspelletjes en achterklap. De beraadslaging is vastgelopen en we hebben nieuwe manieren nodig om de dynamiek weer terug te brengen.

Gelukkig zijn er fantastische mensen op deze wereld die hun carrière hebben gewijd aan het helpen terugkeren naar die goede, ouderwetse, bottom-up beraadslaging. Een paar jaar geleden besloten de oprichters van dembrane om deze mensen zo goed mogelijk te helpen, met dembrane als resultaat.

Mensen hebben uiteenlopende meningen over wat goede beraadslaging is. We wisten dat als we iets zouden bouwen dat te dwingend was, we niemand gelukkig zouden maken. In plaats daarvan lieten we ons inspireren door Lego: als we bouwstenen konden leveren waarmee procesontwerpers, facilitators en gastheren van beraadslagingen de blokken konden kiezen die ze nodig hadden, konden we iets creëren dat het breedste scala aan processen kon ondersteunen.

Bij de bouwstenen die we hebben gemaakt, merkten we dat ze verschillende waardelagen mogelijk maken die allemaal aansluiten op feedbackloops. Van basisregistratie en datahygiëne tot de meest experimentele functies: procesontwerpers kunnen kiezen wat ze nodig hebben om hun processen te versterken, zonder vast te zitten aan één manier van werken.

Bij veel beraadslagingen die we observeerden, werden handgeschreven aantekeningen, post-its, whiteboards en flip-overs gebruikt om vast te leggen wat de deelnemers zeiden. Dit is prima, maar we hoorden veel mensen vragen: "Waar zijn de post-its van de vorige sessie?" of "Oh! Ik herinner me dat iemand daar een geweldig citaat over had, maar ik weet niet meer wie..." of "Kun jij het handschrift op deze post-it lezen?"

In veel beraadslagingsprocessen was er simpelweg geen registratiesysteem. En toen auditors en opdrachtgevers kwamen vragen hoe ze er zeker van konden zijn dat de resultaten and aanbevelingen echt van de deelnemers kwamen, stonden de procesontwerpers met de mond vol tanden. Het ophalen van een stapel posters achter uit een auto, terwijl de post-its wegwaaien in de wind, wekt nou niet bepaald vertrouwen.

Wat konden ze nog meer doen? Ze konden proberen om woordelijk te transcriberen wat iedereen zei, maar dat is een dagtaak. Dan zouden ze aan elke tafel notulisten moeten hebben, en die hebben het al druk genoeg. Ze konden een stapel microfoons kopen en elk gesprek opnemen, maar dan moesten ze een doos microfoons in de auto bewaren, en moest iemand zich zorgen maken over het opladen, het legen van de SD-kaarten én de vraag: waar blijft die data? Hoe sla je het veilig op? Wat als er meer tafels zijn dan microfoons? Je zou mensen kunnen vragen om de gesprekken op hun telefoon op te nemen, maar dan moet je iedereen zo ver krijgen dat ze de bestanden naar je doorsturen. Heb je wel eens geprobeerd om een uur audio van een stapel telefoons naar een cloudopslag te uploaden? Dat is niet bepaald eenvoudig. En wat als ze de audio op hun apparaat laten staan? Dat is een datalek. Hoe zit het met toestemmingsformulieren? En de transcriptie?

We hebben werkelijk alle mogelijke manieren voorbij zien komen waarop mensen probeerden een soort registratiesysteem op te zetten voor wat er werd gezegd. Geen van alle was handig. De standaard was het absolute minimum. Niet ideaal dus.

We hebben dembrane gebouwd zodat mensen van elk type telefoon een gespreksrecorder kunnen maken door simpelweg een QR-code te scannen. Het gesprek wordt niet op het apparaat opgeslagen, maar direct naar onze beveiligde cloudomgeving gestuurd. Daar wordt het getranscribeerd met de modernste modellen en opgeslagen op versleutelde servers waar procesontwerpers, presentatoren en auditors toegang hebben en kunnen nagaan wat er is gezegd wanneer dat nodig is. Nu kunnen procesontwerpers besluiten de audio te bewaren of de gesprekken te anonimiseren en alleen geredigeerde transcripten te bewaren. Toestemmingsformulieren en dataretentie worden centraal beheerd en het beleid is handhaafbaar.

Er hoefde niets te veranderen aan het beraadslagingsproces zelf. Slechts één QR-code scannen per gesprek, de telefoon ligt gewoon aan de zijkant. Inmiddels hebben we honderden processen geholpen om de stap te maken van handgeschreven aantekeningen naar een volledig conform registratiesysteem.

Dat is laag 1.

In de beginperiode van dembrane in 2023 hadden we een pilotklant, Peel Positief, die een beraadslaging hield met zo'n 90 belanghebbenden in samenwerking met het stakeholder engagement- en participatieteam van de Rabobank. Ze hadden facilitators en notulisten aan elke tafel, en na het evenement vergeleken ze de aantekeningen om een rapport op te stellen dat ze aan de opdrachtgever konden overhandigen. Destijds namen we gesprekken nog op met een koffer vol microfoons, en rende Jorim door de zaal om SD-kaarten te verwisselen en alle gesprekken op zijn laptop te transcriberen.

Met behulp van een dataverwerkingspipeline aangedreven door GPT-4 had Jorim al vóór de afsluitende plenaire sessie een eerste conceptrapport afgerond.

De zaal las de aanbevelingen en de ondersteunende citaten, en we hoorden her en der zachte uitroepen van verbazing: "Hee, dat heb ik gezegd!" en "Heeft jullie groep dat ook besproken?!" De klant was tevreden en een paar weken later namen we contact op met de bank om te horen hoe het stond met hun rapport. Het team had besloten om het niet te schrijven, omdat de notulisten en facilitators het er allemaal over eens waren dat de resultaten van dembrane voldoende waren.

Het is niet onmogelijk om zonder dembrane tot collectieve resultaten te komen, maar elk proces dat we tegenkwamen liep tegen een vergelijkbare bottleneck aan. Aan één tafel kun je deelnemers op een deliberatieve manier aanbevelingen laten formuleren, maar hoe breng je alle verschillende aanbevelingen van al die verschillende tafels samen? Vaak worden resultaten pas na de bijeenkomst verzameld, wat het momentum en het eigenaarschap van de deelnemers remt. Soms komen facilitators tussen de sessies door bijeen om de aanbevelingen te herstructureren tot een definitieve lijst. Op andere momenten wordt een deelnemer per tafel gevraagd om de resultaten van de groep met de hele zaal te delen (met wisselend succes). Met dembrane is het mogelijk om te vragen naar een ontdubbelde lijst met resultaten op basis van de transcripties van elke tafel. Dit vervangt niet het schrijfproces, maar voegt de concepten van meerdere tafels tegelijkertijd samen tot een totaalbeeld. Dit door de machine gegenereerde totaalbeeld moet uiteraard worden gevalideerd, maar de deelnemers zijn nog in de zaal: zodra ze het controleren en goedkeuren, is het proces weer empirisch geworteld in hun ervaring.

Sinds dat eerste rapport voor Peel Positief is dembrane in honderden processen gebruikt om voorlopige resultaten te genereren. We hebben veel geleerd! Het is niet de bedoeling om een taalmodel een stapel transcripties te voeren, er willekeurige vragen aan te stellen en het antwoord als een soort orakel te presenteren; dat is hoe deelnemers het vertrouwen in het proces verliezen. Het gaat erom dat je een zo goed mogelijk deliberatief proces doorloopt en dembrane vraagt om de laatste stap van het samenvoegen en ontdubbelen van de bevindingen uit te voeren.

Een ander waardevol patroon is het gebruik van dembrane om te vragen: wat hebben we gemist? Na een beraadslaging over mobiliteit bij de gemeente 's-Hertogenbosch in Nederland vroegen we dembrane wat de gemeente had gemist. dembrane antwoordde dat in de discussies vaak de behoeften van bezorgers en hulpdiensten werden genoemd, maar dat die mensen eigenlijk niet aanwezig waren: ze werden eerder als retorisch instrument gebruikt dan dat ze vertegenwoordigd waren. De procesontwerpers reageerden: "Oh, wauw, dat is zo waar, we moeten de dingen ook vanuit hun perspectief begrijpen."

Zolang de output van dembrane met de nodige scepsis wordt behandeld — als een eerste concept dat aan strenge controle onderhevig is — krijgen deelnemers juist meer in plaats van minder eigenaarschap over het resultaat en vertrouwen in het proces. Het bijkomende voordeel van snelheid betekent dat processen een vaak onderschatte factor kunnen vasthouden: momentum.

Laag 3: VERIFIEER

In veel sessies merkten we dat gesprekken erg lang konden worden, waarbij veel onderwerpen tegelijkertijd aan bod kwamen en er voortdurend werd gewisseld tussen het grotere geheel en de kleinste details. Een ervaren facilitator kon achteraf een uitgebreid overzicht van de discussie geven, of volledig aanwezig en emotioneel afgestemd zijn op de groepsdynamiek, maar beide tegelijk doen was ongelooflijk vermoeiend.

Als je zo'n transcript puur in een registratiesysteem dropt of gebruikt om aanbevelingen te genereren, vlak je soms juist datgene af wat het gesprek de moeite waard maakte. Het moment waarop iemand twee dingen met elkaar verbindt die nog niemand had gekoppeld, wordt gladgetrokken tot een overzichtelijk opsommingsteken, waardoor de connectie — de hele reden waarom het gesprek ertoe deed — verloren gaat.

Daarom hebben we een feedbackloop gebouwd die sluit terwijl het gesprek nog vers in het geheugen ligt. We noemen dit Verifieer. Nadat mensen aan een tafel hebben gesproken, maakt dembrane een concept-samenvatting en geeft deze direct terug aan de groep, zodat zij erop kunnen reageren. Niet in een rapport weken later dat niemand leest, maar direct in de zaal, terwijl ze nog precies weten wat ze bedoelden.

Tijdens een vredesbijeenkomst in Noord-Ierland las een deelnemer de samenvatting die zijn tafel had gekregen en zei:

"Verslaving houdt verband met trauma. Trauma houdt verband met 'the Troubles'. 'The Troubles' houden verband met sektarisme, racisme, homofobie en geweld tegen vrouwen. Dat zag ik niet terug in de AI-samenvatting."

dembrane had de onderwerpen wel opgepikt, maar had de rode draad gemist. Voor de deelnemer was die rode draad juist waar het allemaal om draaide. Omdat Verifieer de samenvatting direct weer aan de groep voorlegde terwijl het gesprek nog gaande was, kon deze kritiek worden meegenomen. Hierdoor konden de organisatoren in real-time bijsturen: weg van de traditionele thematafels op dag twee, zoals de tafel "Mobiliteit" en de tafel "Voedsel", naar de diepere vraag waar de deelnemers eigenlijk naar zochten: hoe het toewijzen van middelen zelf herontworpen zou moeten worden binnen een onderling verbonden systeem.

De reden dat iedereen instemmend kon knikken bij de resultaten van dag twee, was dat het systeem was gecorrigeerd. Verifieer zorgt ervoor dat de deelnemers de bron van de waarheid blijven en dat ze de regie houden over hun eigen woorden. dembrane vraagt "heb ik dit goed begrepen?"; de mensen aan de tafel beslissen of ze dit willen aanpassen of niet. De samenvatting die uiteindelijk wordt opgeslagen, is er een die zij zelf hebben gecorrigeerd en waar ze achter staan.

Laag 4: ONTDEK

Een scherpe vraag. Vooruitkijken, midden in het gesprek.

We noemen de knop Ontdek. Terwijl mensen praten, luistert dembrane naar de wrijving rond de onderwerpen waar ze omheen blijven draaien. Wanneer hierom wordt gevraagd, biedt het een socratische vraag om het gesprek een niveau dieper te brengen.

Op een zakelijk congres in 2025 probeerden we dit uit in een zaal met bestuursleden en jonge talenten. Ze vormden tweetallen, wandelden, namen hun gesprekken op en konden op 'Ontdek' drukken wanneer ze wilden. Zonder sturing deden veel van deze gesprekken wat gesprekken tussen succesvolle mensen vaak doen: ze bleven op hoog niveau hangen, soepel in het jargon van stakeholders, systemen en goed bestuur, een beetje abstract, een beetje gelaten.

Toen landde er een vraag, en zag je het niveau in real-time concreter worden.

Eén duo had het heel vlot gehad over "het doorbreken van de bubbel en het verankeren van maatschappelijke breedte in het DNA van het bestuur." Ontdek stelde hen een vraag die alleen een onpersoonlijke partij zonder gevoel voor machtsverhoudingen kon stellen: wat er daadwerkelijk voor nodig zou zijn om hun eigen bubbel te doorbreken voordat ze die van anderen wilden herontwerpen. Een van hen stopte met de schijn op te houden: ze zei dat ze zich voortdurend gevangen voelt in haar bubbel, dat haar eigen kinderen haar uitlachen als ze zegt dat ze voor diversiteit is, dat ze in een chique deel van Amsterdam woont en dat haar hele vriendenkring er precies zo uitziet als zij.

Dat gebeurde keer op keer. Een verheven vraag over het algemeen belang verkiezen boven kortetermijnwinst kreeg een zetje van Ontdek, waarna het gesprek concreet werd: waren ze bereid om niet drie keer per jaar op vakantie te gaan, de keuken niet te verbouwen maar in plaats daarvan te investeren in een moestuin? Een andere vraag luidde direct of iemand van de aanwezigen zich ooit echt kwetsbaar had opgesteld in een formele leiderschapsrol: iemand ging de uitdaging aan ("Ik heb er wel een, zal ik beginnen?") en deelde een echt verhaal.

dembrane kan de perspectieven van de mensen in de zaal niet vervangen. Geef één gesprek honderd keer aan dembrane en je krijgt grofweg dezelfde vraag terug; geef het aan honderd verschillende mensen en je krijgt honderd verschillende reacties. De machine is goed in het vinden van de volgende laag in een gesprek dat al diepgang heeft. Het kan geen ontbrekende persoon aan tafel zetten, en het zal geen gedachte formuleren die de groep zelf nog niet half voor ogen had. Het is aan de procesontwerpers om de dag zo in te richten dat dembrane scherper maakt wat de mensen te zeggen hebben, en niet andersom.

Laag 0: DEEL

Een commons voor beraadslaging. Over alle processen heen kijken, door de jaren heen. (Een uitnodiging)

Er is nog één loop, en die loopt precies de andere kant op dan de andere: niet strakker en sneller, maar breder en langzamer. Deze ligt onder alles, noem het laag nul, en die hebben we nog niet gebouwd.

Elk proces dat zichzelf registreert met dembrane bouwt een klein, zorgvuldig archief op van hoe een echte beraadslaging feitelijk is verlopen. Stel je voor dat die archieven, met toestemming en geanonimiseerd, worden samengebracht in een commons, zodat het vakgebied van beraadslaging van zichzelf kan leren. Om te vergelijken hoe beraadslaging in het ene land werkt ten opzichte van het andere. Om te zien hoe een methode reist. Om onderzoekers echte maatstaven te laten ontwikkelen en testen voor wat een proces goed maakt.

Verifieer laat al zien waarom dit zou kunnen werken. Telkens wanneer een deelnemer een samenvatting corrigeert, houd je twee dingen naast elkaar over: wat de machine in eerste instantie begreep, en wat een mens aangaf dat er niet klopte. Dat is vrijwel exact het materiaal dat je nodig hebt om beraadslagingsinstrumenten te maken die doorlopend verbeteren met de mens als bron van de waarheid.

Dit is de langste adem, en het meest optionele dat dembrane ooit zal doen. Het doet niets in de zaal, en het gebeurt alleen als een proces er bewust voor kiest om mee te doen. We bouwen hiernaartoe en zoeken partners die graag willen delen wat ze leren. De vraag die we openlaten is een wezenlijke: als jouw proces elk volgend proces zou kunnen helpen, wat zou je dan willen delen?

Hoe ga je het gebruiken?

Dat zijn de bouwstenen! REGISTREER, zodat een proces een geheugen heeft en kan laten zien waar de conclusies vandaan komen. VRAAG, om te ontwerpen, te herzien en naar boven te halen wat een sessie heeft gemist. VERIFIEER, om deelnemers de samenvatting te laten aanscherpen terwijl deze nog vers in het geheugen ligt. ONTDEK, om een gesprek te verdiepen terwijl het plaatsvindt. En, op een dag, DEEL: om jouw proces te laten bijdragen aan de ontwikkeling van het vakgebied.

Niets hiervan is een gemakkelijke uitweg voor het harde werk. De beraadslaging blijft de taak van de mensen zelf; elke laag wordt evenzeer gedefinieerd door wat het ongemoeid laat als door wat het toevoegt. Zie het als een bewuste keuze tegen 'gemak als standaard'.

Maar we zijn nieuwsgierig: In het proces dat je aan het bouwen bent: waar zou een registratiesysteem veranderen wat er mogelijk is? Waar zou een tweede concept, een live correctie of een scherpere vraag zijn plek verdienen? Zelfs alleen het opnemen van de gesprekken kan al enorm waardevol zijn, en als je er klaar voor bent en de context laat het toe, kun je misschien vragen, ontdekken of verifiëren. Neem wat helpt en laat de rest liggen. Vertel ons vervolgens waar het heeft geholpen en wat er verbeterd kan worden.

Bedankt voor het lezen! - Jorim