Gezamenlijke transformatie: participatie in het toekomstige bestuur met de TU Eindhoven

Op 7 maart 2024 organiseerde de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) een bijeenkomst voor de community om de bevindingen van de werkgroep voor toekomstig bestuur (FGTU/e) te presenteren en deze met de gemeenschap te bespreken. Om ervoor te zorgen dat alle inzichten uit de discussies werden vastgelegd en goed werden gebruikt, nodigde de FGTU/e dembrane uit om de sessies op te nemen en te analyseren. Een groot kwalitatief onderzoek zou niet haalbaar zijn geweest om op tijd en binnen het budget te organiseren, maar met dembrane werd de hele communitysessie opgenomen en hebben we de inzichten eenvoudig en efficiënt gedestilleerd.

Context

Het huidige landschap

De sessie organiseren

We ontvingen de uitnodiging 2 weken voor het evenement. De onderzoeksvragen waren nog niet helemaal klaar en het doel van de participatie was nog een beetje vaag. We wisten niet eens hoeveel mensen er zouden zijn - "misschien 50?" - Geen zorgen! We weten hoe moeilijk het is om dit soort sessies te organiseren, dus ons proces is ontworpen met de nadruk op aanpassingsvermogen en eenvoud. Na de eerste presentatie van de bevindingen verdeelde de groep zich in subgroepen en begonnen de discussies.

Stemmen uit de gemeenschap

Inzichten en geleerde lessen

Door deze dialogen heeft de TU/e geleerd over de cruciale balans tussen autonomie en standaardisatie die essentieel is voor het creëren van een omgeving van snelle besluitvorming en innovatie. De gemeenschap benadrukte ook het behoud van de gemeenschapsgeest van de TU/e, wat de toegankelijkheid vergemakkelijkt en een dynamische academische sfeer stimuleert. Deelnemers kregen de vrijheid om te bespreken wat voor hen belangrijk was, waardoor er veel meer inzichten zijn dan we hier kunnen toelichten.

Samen vooruitgaan

Deze samenwerking met de TU/e heeft de kracht aangetoond van het betrekken van iedereen die wil deelnemen aan discussies over het universitaire bestuur. De opgedane inzichten gaan niet alleen over het aanpakken van de huidige problemen, maar over "wat er werkelijk op het spel staat" voor de gemeenschap. Ze kunnen van cruciaal belang zijn voor het vormgeven van een robuuste, inclusieve bestuursstructuur die groei en innovatie op de lange termijn ondersteunt.

Geleerde lessen

Terwijl we dembrane blijven ontwikkelen, is ons doel om de betrokkenheid van belanghebbenden bij institutionele besluitvorming te verdiepen, zodat elke stem wordt gehoord en er geen goede ideeën verloren gaan. Deze pilot met de TU/e is een veelbelovende stap in de richting van een model dat input van de gemeenschap omarmt en onderwijskwaliteit stimuleert, hand in hand met operationele flexibiliteit.

We hebben ook heel wat geleerd over hoe we onze tools en processen kunnen verbeteren. Het was de laatste sessie die we hebben opgenomen zonder de hulp van ons nieuwe deelnemersportaal (dembrane, voorheen ECHO) en we zijn erg benieuwd wat hosts ermee gaan doen. We hebben ook veel geleerd over het verbeteren van onze rapportage. Hoewel het rapport "de essentie heeft gevangen" van de discussies, is het terugbrengen van transcripties van 23 uur aan opnames tot een reeks inzichtelijke citaten een enorme uitdaging. Het vinden van de juiste balans tussen een strategisch overzicht en details op aanvraag is ook een uitdaging waarin we hopen grote stappen te zetten met onze aankomende analysetool.

Al met al zijn we de FGTU/e erg dankbaar voor de kans om te helpen bij dit boeiende project, en voor het in ons gestelde vertrouwen toen we zeiden: "MENSEN MAKEN KENNIS."