Samenwerkende transformatie: Participatie in toekomstige governance met TU Eindhoven

Op 7 maart 2024 organiseerde de Technische Universiteit Eindhoven (TUE) een gemeenschapsbijeenkomst om de bevindingen van haar werkgroep voor toekomstige governance (FGTU/e) te presenteren en de bevindingen met de gemeenschap te bespreken. Om ervoor te zorgen dat alle inzichten uit de discussies werden vastgelegd en goed werden gebruikt, nodigde FGTU/e Dembrane uit om de sessies op te nemen en te analyseren. Een grootschalig kwalitatief onderzoek zou op tijd en binnen budget niet haalbaar zijn geweest, maar met Dembrane werd de gehele gemeenschappelijke sessie opgenomen en destilleerden we inzichten eenvoudig en efficiënt.

Context

Het huidige landschap

De sessie organiseren

We ontvingen de uitnodiging 2 weken voor het evenement. Onderzoeksvragen waren nog niet helemaal klaar en het doel van de deelname was nog een beetje vaag. We wisten niet eens hoeveel mensen er zouden zijn - “misschien 50?” - Geen zorgen! We weten hoe moeilijk het is om dit soort sessies te organiseren, dus is ons proces ontworpen om aanpasbaarheid en eenvoud te benadrukken. Na de initiële presentatie van de bevindingen splitste het publiek zich op in groepen en begonnen de discussies.

Stemmen uit de gemeenschap

Inzichten en Leringen

Door deze dialogen heeft TUE geleerd over de kritieke balans tussen autonomie en standaardisatie die essentieel is voor het bevorderen van een omgeving van snelle besluitvorming en innovatie. De gemeenschap benadrukte ook het behoud van TUE’s gemeenschapsgeest, die gemakkelijke toegang vergemakkelijkt en een dynamische academische sfeer stimuleert. Deelnemers kregen de vrijheid om te bespreken wat voor hen van belang was en er zijn dus veel meer inzichten dan we hier ruimte voor kunnen geven.

Samen Verder

Deze samenwerking met TUE heeft de kracht aangetoond van het betrekken van iedereen die wil deelnemen aan universiteitsbestuurdiscussies. De verworven inzichten gaan niet alleen over het aanpakken van huidige issues, maar ook over “wat echt op het spel staat” voor de gemeenschap, en zouden cruciaal kunnen zijn bij het vormgeven van een robuuste, inclusieve governance-structuur die langdurige groei en innovatie ondersteunt.

Leringen

Terwijl we doorgaan met de ontwikkeling van Dembrane, is het onze bedoeling de betrokkenheid van belanghebbenden in institutionele besluitvorming te verdiepen, zodat elke stem wordt gehoord en geen goed idee verloren gaat. Deze pilot met TUE is een veelbelovende stap naar een model dat gemeenschapsinput omarmt en educatieve excellentie bevordert naast operationele wendbaarheid.

We leerden ook ontzettend veel over hoe we onze tools en processen kunnen verbeteren. Het was de laatste sessie die we opnamen zonder de hulp van ons nieuwe deelnemersportaal (ECHO) en we zijn erg benieuwd wat de hosts ermee zullen doen. We leerden ook veel over hoe we onze rapportage kunnen verbeteren. Terwijl het rapport “de essentie vastlegde” van de discussies, is het destilleren van transcripties van 23 uur opname in een reeks inzichtelijke citaten een ongelooflijke uitdaging. Het vinden van de juiste balans tussen strategisch overzicht en details op aanvraag is ook een uitdaging waar we hopen grote stappen in te zetten met onze aankomende analysetool.

Al met al zijn we de FGTU/e zeer dankbaar voor de gelegenheid om te helpen met dit spannende project, en voor het vertrouwen in ons toen we zeiden “MENSEN MAKEN KENNIS.”