Dit Databeleid voor de Producten van dembrane (hierna ook aangeduid als het "Databeleid") beschrijft hoe dembrane omgaat met je (persoons)gegevens en hoe we deze beschermen tijdens en na een participatiesessie. Bij dembrane zetten we ons in om je gegevens te beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) and andere toepasselijke wetgeving.

Let op: dit Databeleid kan periodiek worden bijgewerkt. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website. We raden je aan dit Databeleid door te lezen voordat je deelneemt aan een sessie, zodat je op de hoogte blijft van hoe we je gegevens beheren.

Dit Databeleid is voor het laatst bijgewerkt op: 22 juni 2026.

Belangrijke mededeling over persoonsgegevens

Dit Databeleid is van toepassing op alle deelnemers, of ze nu deelnemen aan sessies die rechtstreeks door dembrane zijn georganiseerd, of aan sessies die namens de klanten van dembrane worden uitgevoerd.

Deelnemers aan sessies die rechtstreeks door dembrane zijn georganiseerd

Als je deelneemt aan een sessie die rechtstreeks door dembrane is georganiseerd, wordt dembrane beschouwd als de "verwerkingsverantwoordelijke" van je persoonsgegevens onder de AVG. Dit betekent dat wij het doel ("waarom") en de middelen ("hoe") van de verwerking van je gegevens bepalen. Voor meer informatie over hoe we met je persoonsgegevens omgaan, verwijzen we je naar onze Privacyverklaring.

Deelnemers aan sessies die door klanten van dembrane zijn georganiseerd

Als je deelneemt aan een sessie die door dembrane wordt uitgevoerd namens een externe klant, dan is die klant de "verwerkingsverantwoordelijke" voor alle gegevens die tijdens de sessie worden verwerkt. In deze rol treedt dembrane op als "verwerker" namens de klant. Wanneer dembrane door een klant wordt ingeschakeld, sluiten dembrane en de klant een verwerkersovereenkomst om de omgang met persoonsgegevens te regelen.

Hoewel dit Databeleid algemene richtlijnen biedt over hoe we persoonsgegevens verwerken, kan de feitelijke verwerking van je gegevens variëren op basis van de specifieke behoeften en instructies van de klant. Voor gedetailleerde informatie over hoe je persoonsgegevens worden beheerd, verwijzen we je naar de privacyverklaring van de desbetreffende klant.

Gegevensstappenplan voor deelnemende sessies

De gegevensverwerking van dembrane voor participatiesessions omvat vier primaire stappen:

1. Audio-opname

Tijdens participatiesessies wordt audio opgenomen om transcriptie mogelijk te maken. Deze opnames worden veilig opgeslagen op servers binnen de EU en worden binnen 30 dagen na afronding van het project verwijderd.

Wanneer je deelneemt aan een participatiesessie, verwerkt dembrane je gegevens. Dit omvat persoonsgegevens zoals:

Hieronder vind je een overzicht van het doel en de juridische grondslag waarop wij, of de klant die dembrane heeft ingeschakeld, de bovengenoemde categorie persoonsgegevens van deelnemers verwerken:

Als de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op je toestemming, heb je te allen tijde het recht om je toestemming in te trekken. Houd er echter rekening mee dat als dembrane je niet kan opnemen, je niet kunt deelnemen aan een van onze sessies.

2. Transcriptie

Transcriptie is het proces waarbij gesproken woorden uit audio-opnames worden omgezet in geschreven tekst. Tijdens onze sessies worden audio-opnames getranscribeerd met behulp van een gespecialiseerde in de EU gevestigde spraak-naar-tekst-dienstverlener (zie "Externe dienstverleners" hieronder), wat ons in staat stelt om de input van deelnemers nauwkeurig vast te leggen en te documenteren.

Na de transcriptie gaan we over tot de-identificatie, waarbij informatie die een specifiek persoon direct zou kunnen identificeren, zoals namen, contactgegevens of andere unieke identificatoren, wordt verwijderd of onleesbaar gemaakt. Dit proces is ontworpen om het risico op heridentificatie van personen te verkleinen en de privacy van deelnemers te beschermen.

3. Analyse

Zodra de transcripten zijn gede-identificeerd, worden ze geanalyseerd met behulp van onze data-analysepijplijn, die in de EU gevestigde AI-modellen gebruikt om belangrijke bijdragen van grote groepen deelnemers te identificeren en eruit te filteren. Deze modellen herkennen waardevolle inzichten, patronen en thema's in de data, waardoor we betekenisvolle inzichten kunnen genereren uit de input van deelnemers. Deze geautomatiseerde analyse helpt ons de belangrijkste bijdragen te identificeren zonder deze aan specifieke personen toe te schrijven, wat helpt de privacy van deelnemers gedurende het hele proces te beschermen. Wanneer een klant een eigen AI-model gebruikt, wordt de analyse uitgevoerd door de door die klant gekozen aanbieder.

4. Resultaten van de analyse

Voorlopig moeten deelnemers contact opnemen met de klant als ze toegang willen tot de resultaten.

Later hopen we een automatisch feedbackproces te implementeren, zodat deelnemers zelfstandig op de hoogte kunnen raken van de resultaten van de sessie.

Externe dienstverleners

Bepaalde verwerkingsactiviteiten worden uitgevoerd door vertrouwde en in de EU gevestigde subverwerkers, waaronder partijen voor cloudhosting, spraak-naar-tekst-transcriptie en AI-analyse. Deze aanbieders verwerken gegevens uitsluitend op basis van verwerkersovereenkomsten en zijn verplicht zich te houden aan de gegevensbeschermingsnormen van dembrane en de AVG. De actuele lijst van subverwerkers is op aanvraag beschikbaar en in te zien in de nalevingsdocumentatie van dembrane.

Beveiligingsmaatregelen

Ter bescherming van je persoonsgegevens implementeert dembrane passende beveiligingsmaatregelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, ongeacht of wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker namens een klant. We eisen ook van onze dienstverleners en partners dat ze alle noodzakelijke stappen ondernemen om de vertrouwelijkheid en beveiliging van je gegevens te waarborgen.

Hoewel geen enkel systeem voor gegevensoverdracht of -opslag gegarandeerd 100% veilig is, beoordelen en verbeteren we onze beveiligingsprotocollen voortdurend op basis van technologische vooruitgang, implementatiekosten en de aard van de te beschermen gegevens. We passen technische en organisatorische maatregelen toe om risico's zoals vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot je gegevens te beperken.

Als je vermoedt dat je gegevens of interacties met dembrane niet langer veilig zijn, dringen we er direct op aan om contact met ons op te nemen, zodat we eventuele problemen kunnen aanpakken en onderzoeken.

Verantwoordelijkheden van deelnemers

We herinneren je eraan dat het je plicht is om naar je beste weten nauwkeurige, volledige en actuele informatie te verstrekken tijdens de sessie. Het is essentieel dat deelnemers het delen van persoonsgegevens zoveel mogelijk vermijden, zowel over zichzelf als over anderen. Persoonsgegevens mogen alleen worden gedeeld als dit noodzakelijk is voor het doel van de sessie.

Privacyrechten van deelnemers

Je hebt het recht om toegang te vragen tot (inclusief een kopie van), rectificatie en/of verwijdering van je persoonsgegevens, evenals het recht om beperking van de verwerking die op jou betrekking heeft te verzoeken, bezwaar te maken tegen de verwerking, of te verzoeken om overdracht van de persoonsgegevens die je hebt verstrekt.

Als dembrane optreedt als de verwerkingsverantwoordelijke, kun je deze rechten uitoefenen door rechtstreeks contact met ons op te nemen. Als dembrane optreedt als verwerker namens een klant, neem dan contact op met de klant die dembrane heeft ingeschakeld, aangezien zij het primaire aanspreekpunt zijn voor de afhandeling van dergelijke verzoeken. Onze contactgegevens vind je hieronder voor verdere ondersteuning indien nodig.

We zullen ons best doen om je verzoek snel en kosteloos af te handelen, tenzij het voldoen eraan een onevenredige inspanning zou vergen. Om misbruik te voorkomen, kunnen we vragen om voldoende identificatie voordat we je verzoek in behandeling nemen. In sommige gevallen kunnen we mogelijk niet volledig aan je verzoek voldoen, bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaarplichten. Als dit het geval is, zullen we je informeren over de specifieke redenen. Over het algemeen streven we ernaar om binnen een maand na ontvangst van je verzoek te reageren.

Vragen, opmerkingen of klachten

In principe is de klant die dembrane inschakelt je eerste aanspreekpunt voor vragen, opmerkingen of klachten met betrekking op dit Databeleid. Als je echter deelneemt aan een sessie die rechtstreeks door dembrane is georganiseerd, of als je er de voorkeur aan geeft om rechtstreeks contact met ons op te nemen, neem dan gerust contact met ons op via e-mail of telefoon met de onderstaande gegevens.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of, als je in een ander land woont of werkt, bij de relevante privacytoezichthouder voor dat rechtsgebied.

Contact

Voor vragen, verzoeken of meer informatie over dit Databeleid of onze gegevenspraktijken kun je contact met ons opnemen via: