Dit is de Privacyverklaring (de “Verklaring”) van dembrane. Het legt uit wie we zijn, welke persoonsgegevens we over je verwerken, waarom, en wat we ermee doen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die je direct of indirect kunnen identificeren. We kunnen deze Verklaring van tijd tot tijd aanpassen; de actuele versie is altijd beschikbaar in de banner onderaan onze website. Laatst bijgewerkt: 28-09-2026.

Wanneer is deze Verklaring van toepassing?

Deze Verklaring legt uit hoe we je persoonsgegevens verzamelen en gebruiken wanneer je bijvoorbeeld: onze website of sociale kanalen bezoekt of gebruikt; je aanmeldt voor onze nieuwsbrief; deelneemt aan een sessie die rechtstreeks door dembrane wordt aangeboden; een van onze producten gebruikt (zoals dembrane Echo) als lid van een organisatie of workspace, of als een uitgenodigde externe partner; onze diensten afneemt of koopt; goederen of diensten aan ons levert; solliciteert naar een baan; of contact met ons opneemt.

Belangrijke opmerking voor deelnemers. Deze Verklaring is alleen van toepassing wanneer dembrane de verwerkingsverantwoordelijke is van je gegevens. Wanneer we persoonsgegevens verwerken namens een andere verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een klant die een sessie organiseert via ons platform), treden wij op als verwerker en is het privacybeleid van die klant van toepassing. Als je hebt deelgenomen aan een sessie die door een klant is georganiseerd, zie dan ons Gegevensbeleid voor Deelnemers.

Wie is dembrane?

dembrane faciliteert en verbetert participatietrajecten (evenementen, stakeholderbetrokkenheid, consultaties) en ontwikkelt software en methoden om deze te ondersteunen. Met “we”, “ons” of “dembrane” wordt geduid op dembrane B.V. (Kamer van Koophandel nr. 89391438), gevestigd in ’s-Hertogenbosch.

Welke persoonsgegevens verwerken we, en waarom?

1. Websitebezoekers. Apparaatgegevens (IP-adres, apparaat en besturingssysteem), loggegevens (pagina’s, tijd, herkomst) en geschatte locatie (op basis van je IP-adres). Vragen die je intypt in de FAQ op onze website.

Het beheren en beveiligen van de website: gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG).
Het beantwoorden van een vraag die je intypt in de FAQ op onze website: gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG). Een AI-model koppelt je vraag aan een van onze geschreven antwoorden. Het geeft alleen aan welk antwoord past: het schrijft geen tekst en neemt geen besluit over jou. Zet geen persoonsgegevens in je vraag.
Analyses om het gebruik te begrijpen en te verbeteren: toestemming voor niet-essentiële cookies (Art. 6 lid 1 sub a AVG). Standaard draait onze website zonder cookies; analytische cookies en sessie-replays worden alleen ingeschakeld als je deze accepteert. Zie ons cookiebeleid en de banner op onze website.

2. Nieuwsbriefabonnees. Naam, organisatie en e-mailadres.

Verzenden van nieuws over onze diensten, evenementen en ontwikkelingen: toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt je op elk moment afmelden.

3. Deelnemers aan sessies die rechtstreeks door dembrane worden georganiseerd. Contactgegevens; audio-opname (die vervolgens wordt geanonimiseerd); informatie die tijdens de sessie wordt gedeeld.

Communiceren met deelnemers en inzichten verzamelen: toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG). Zie het Gegevensbeleid voor Deelnemers.

4. Gebruikers van onze producten. Accountcontactgegevens (naam, e-mail, telefoon); organisatie-, workspace- en samenwerkingsgegevens (lidmaatschappen, rollen waaronder de rol van externe partner en de rol van alleen-lezen waarnemer, uitnodigingen); productgebruiks- en diagnostische gegevens.

Aanmaken van accounts en het leveren van het platform en ondersteuning: uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG).
Productanalyse en foutopsporing om het product te verbeteren en te beveiligen (pseudonieme gebruiks- en diagnostische gegevens, gehost op PostHog EU Cloud): gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG).
Het opstellen van gebruiksoverzichten voor jouw organisatie (bijvoorbeeld een periodiek overzicht van hoe jouw organisatie het platform gebruikte: het aantal opnames, uren, projecten en verslagen, wanneer het platform werd gebruikt, en patronen die daaruit volgen) en het toesturen daarvan aan de gebruikers van de organisatie als productgerelateerde e-mail: gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG). Gebruiksoverzichten worden uitsluitend gemaakt op basis van platformgebruiksgegevens, nooit op basis van de inhoud van opnames, transcripties of analyses. Je kunt hiertegen op elk moment bezwaar maken, en elke e-mail bevat een afmeldlink.
Verzenden van transactionele en accountgerelateerde e-mails: uitvoering van een overeenkomst.

5. (Medewerkers van) (potentiële) klanten. Contactgegevens; financiële informatie (bank- of betalingsgegevens).

Identificeren en communiceren ten behoeve van de samenwerking: uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG).
Benaderen van prospects en beheren van onze wachtlijst: gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG). Marketing-e-mails worden alleen met jouw toestemming verzonden en je kunt je op elk moment afmelden.
Verwerken van betalingen en innen van vorderingen (via onze betalingsprovider, Mollie): uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG).
Bijhouden van de financiële administratie: wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG; Art. 52 lid 4 AWR).

6. (Medewerkers van) leveranciers. Contact- en financiële gegevens: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting, zoals hierboven vermeld.

7. Sollicitanten. Contactgegevens en sollicitatie-informatie: uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG) and ons gerechtvaardigde belang om geschiktheid te beoordelen (Art. 6 lid 1 sub f AVG).

8. Mensen die contact met ons opnemen. Identificatie, contactgegevens en inhoud van het bericht: ons gerechtvaardigde belang om te reageren (Art. 6 lid 1 sub f AVG).

9. Data-eigenaar organisaties (externe workspaces). Wanneer een workspace wordt aangemaakt namens een andere organisatie (een externe workspace), verwerken we de contactgegevens (naam, e-mail) van de vertegenwoordigers van die organisatie.

De data-eigenaar informeren over het aanmaken van de workspace en deze uitnodigen om het project te volgen: uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG) and ons gerechtvaardigde belang om toezicht door de verantwoordelijke organisatie mogelijk te maken (Art. 6 lid 1 sub f AVG).

Maken we gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

We nemen geen besluiten over je die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbare significante gevolgen hebben. Waar onze producten AI (transcriptie, samenvatting, analyse) gebruiken namens een klant, wordt die verwerking beheerst door onze Verwerkersovereenkomst en onze AI-verordening-verklaringen, en blijft de klant verantwoordelijk voor eventuele beslissingen die hij neemt.

Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen ze alleen als dit nodig is om onze diensten te leveren, met de onderstaande categorieën ontvangers. We sluiten een verwerkersovereenkomst met elke verwerker, eisen waar mogelijk dat de data binnen de EU opgeslagen blijft, en passen passende waarborgen toe voor eventuele doorgifte buiten de EER.

Doel	Ontvanger(s)
Hosting, opslag en rekenkracht	DigitalOcean (EU)
AI-analyse en spraak-naar-tekst	Google Cloud Vertex AI (EU)
Transactionele e-mail	Twilio SendGrid (data-opslag in de EU)
Marketing e-mail (nieuwsbrieven, uitnodigingen voor evenementen, product- en artikelupdates)	MailerLite (EU)
Product- en website-analyse	PostHog (EU Cloud)
Betalingen	Mollie (EU)
Productiviteit, e-mail en opslag	Google Workspace
Formulieren	Tally (EU)
Digitaal ondertekenen	BoldSign
CRM	Attio
DNS	Cloudflare
Vragen uit de FAQ op de website koppelen aan onze geschreven antwoorden	Cloudflare (AI Gateway); TypeSafe AI, Inc. (Verenigde Staten)

De bovenstaande ontvangers zijn van toepassing op onze standaardconfiguratie (Changemaker- en Guardian-pakketten). Voor klanten met een eigen-LLM-pakket (Innovator) worden de AI-analyse en de spraak-naar-tekst uitgevoerd door de eigen LLM-provider van de klant in plaats van de hierboven genoemde partijen. Het Guardian-pakket biedt aanvullende compliancetaken en -controles voor omgevingen waar strenge naleving vereist is.

We kunnen gegevens ook delen met professionele adviseurs (zoals banken, auditors, advocaten en accountants) en in de context van een zakelijke transactie (zoals een fusie, overname of reorganisatie). Onze actuele lijst met subverwerkers wordt bijgehouden in onze compliance-documentatie.

Doorgifte buiten de EER

In principe verwerken we je persoonsgegevens binnen de EU en de EER en eisen we van onze verwerkers dat zij hetzelfde doen. Wanneer het moederbedrijf van een verwerker buiten de EER is gevestigd, houden we de verwerking binnen de EU-infrastructuur en vertrouwen we op passende waarborgen (de EU-standaardcontractbepalingen en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework) voor eventuele doorgifte.

Een vraag die je intypt in de FAQ op onze website is een uitzondering: die gaat via Cloudflare naar TypeSafe AI, Inc. in de Verenigde Staten. Daar draait het model dat je vraag aan een geschreven antwoord koppelt. We sturen de tekst van de vraag mee, samen met onze eigen FAQ, en verder niets: geen naam, e-mailadres, IP-adres of accountgegevens. TypeSafe traint zijn modellen niet op deze vragen. Deze doorgifte is gebaseerd op de EU-standaardcontractbepalingen. Er zijn geen gegevens van klanten, deelnemers of het platform bij betrokken.

Beveiliging

We houden een ISO 27001:2022-gecertificeerd informatiebeveiligingssysteem in stand en passen passende technische en organisatorische maatregelen toe. Dit omvat versleuteling tijdens transport en in rust, rolgebaseerde toegangscontrole met multifactorauthenticatie, en logging en monitoring. We eisen van onze verwerkers dat zij hetzelfde doen. Geen enkel systeem kan gegarandeerd volledig veilig zijn; neem contact met ons op als je denkt dat je gegevens gevaar lopen.

Bewaartermijn

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden, tenzij een langere periode wettelijk verplicht is. Voor productaccounts bewaren we gebruikersgegevens over het algemeen tot één maand na de verwijdering van het account. Voor sollicitanten bewaren we gegevens tot vier weken na afloop van de procedure, tenzij je wordt aangenomen of toestemming geeft voor een langere periode. Financiële gegevens worden bewaard gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar.

Jouw verantwoordelijkheden

Zorg ervoor dat de gegevens die je aan ons verstrekt juist en actueel zijn. Als je gegevens van anderen met ons deelt, zorg er dan voor dat je hiertoe gerechtigd bent en hen op de hoogte hebt gesteld van deze Verklaring.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissen, beperking van of bezwaar tegen de verwerking, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Neem contact met ons op via de onderstaande gegevens. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen om jezelf eerst te identificeren. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of je lokale toezichthouder.

Contact

Functionaris voor gegevensbescherming en privacyzaken: [email protected]
Algemene vragen: [email protected]