⛔ Vervangen. Deze versie (v1.0) is vervangen door versie 1.1 en blijft alleen ter referentie beschikbaar.

Dit Databeleid voor de Producten van dembrane (hierna ook aangeduid als het "Databeleid") beschrijft hoe dembrane omgaat met je (persoons)gegevens en deze beschermt tijdens en na een participatiesessie. Bij dembrane zetten we ons in om je gegevens te beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving.

Houd er rekening mee dat dit Databeleid periodiek kan worden bijgewerkt. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website. We raden je aan dit Databeleid door te nemen voordat je deelneemt aan een sessie, zodat je op de hoogte blijft van hoe we je gegevens beheren.

Dit Databeleid is voor het laatst bijgewerkt op: 12 november 2024.

Belangrijke opmerking over persoonsgegevens

Dit Databeleid is van toepassing op alle deelnemers, of ze nu deelnemen aan sessies die rechtstreeks door dembrane worden georganiseerd of aan sessies die namens de klanten van dembrane worden uitgevoerd.

Deelnemers aan sessies die rechtstreeks door dembrane worden georganiseerd

Als je deelneemt aan een sessie die rechtstreeks door dembrane is georganiseerd, wordt dembrane beschouwd als de "verwerkingsverantwoordelijke" van je persoonsgegevens onder de AVG. Dit betekent dat wij het doel ("waarom") en de middelen ("hoe") voor de verwerking van je gegevens bepalen. Voor meer informatie over hoe we met je persoonsgegevens omgaan, verwijzen we je naar onze Privacyverklaring.

Deelnemers aan sessies georganiseerd door klanten van dembrane

Als je deelneemt aan een sessie die door dembrane wordt uitgevoerd namens een externe klant, is die klant de "verwerkingsverantwoordelijke" voor alle gegevens die tijdens de sessie worden verwerkt. In deze rol treedt dembrane op als "verwerker" namens de klant. Wanneer dembrane door een klant wordt ingeschakeld, sluiten dembrane en de klant een verwerkersovereenkomst om de omgang met persoonsgegevens te regelen.

Hoewel dit Databeleid algemene richtlijnen biedt over hoe we persoonsgegevens verwerken, kan de feitelijke verwerking van je gegevens variëren op basis van de specifieke behoeften en instructies van de klant. Raadpleeg de privacyverklaring van de klant voor gedetailleerde informatie over hoe je persoonsgegevens worden beheerd.

Data-stappenplan voor participatiesessies

De gegevensverwerking van dembrane voor participatiesessies omvat vier primaire stappen:

1. Audio-opname

Tijdens participatiesessies wordt audio opgenomen om de transcriptie te vergemakkelijken. Deze opnames worden veilig opgeslagen op servers binnen de EU en worden binnen 30 dagen na afronding van het project verwijderd.

Wanneer je deelneemt aan een participatiesessie, verwerkt dembrane je gegevens. Dit omvat persoonsgegevens zoals:

Hieronder vind je een overzicht van het doel en de grondslag waarop wij, of de klant die dembrane heeft ingeschakeld, de bovengenoemde categorie persoonsgegevens van deelnemers verwerken:

Als de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je het recht om je toestemming op elk moment in te trekken. Houd er echter rekening mee dat als dembrane je niet kan opnemen, je niet kunt deelnemen aan een van onze sessies.

2. Transcriptie

Transcriptie is het proces waarbij gesproken woorden uit audio-opnames worden omgezet in geschreven tekst. Tijdens onze sessies worden audio-opnames getranscribeerd met behulp van gespecialiseerde in-house tools, waarmee we de inbreng van deelnemers nauwkeurig kunnen vastleggen en documenteren.

Na de transcriptie gaan we over tot anonimisering. Dit houdt in dat we alle informatie verwijderen of onherkenbaar maken die een specifiek individu zou kunnen identificeren, zoals namen, contactgegevens of andere unieke identificatiegegevens. Dit proces zorgt ervoor dat de gegevens niet meer herleidbaar zijn tot een individu, waardoor de privacy van de deelnemers wordt beschermd en aan de normen voor gegevensbescherming wordt voldaan.

3. Analyse

Zodra de transcripten geanonimiseerd zijn, worden ze geanalyseerd met behulp van onze data-analysepijplijn, die is ontworpen om de belangrijkste bijdragen van grote groepen deelnemers te identificeren en eruit te filteren. De AI-modellen in deze pijplijn zijn ontworpen om waardevolle inzichten, patronen en thema's in de gegevens te herkennen, waardoor we betekenisvolle inzichten kunnen genereren uit de inbreng van de deelnemers. Deze geautomatiseerde analyse helpt ons om de meest significante bijdragen te identificeren zonder deze toe te schrijven aan specifieke personen, zodat de privacy gedurende het hele proces beschermd blijft.

4. Resultaten van de analyse

Als deelnemers nu toegang willen tot de resultaten, moeten ze contact opnemen met de klant.

Later hopen we een automatisch feedbackproces te implementeren, zodat deelnemers zelfstandig op de hoogte kunnen raken van de resultaten van de sessie.

Externe dienstverleners

Bepaalde verwerkingsactiviteiten kunnen worden uitbesteed aan vertrouwde derden (bijv. IT-diensten, elektronische communicatieplatformen). Deze aanbieders zijn verplicht zich te houden aan de gegevensbeschermingsnormen van dembrane en de AVG.

Beveiligingsmaatregelen

Om je persoonsgegevens te beschermen, treft dembrane passende beveiligingsmaatregelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, ongeacht of wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker namens een klant. We eisen ook van onze dienstverleners en partners dat ze alle nodige stappen ondernemen om de vertrouwelijkheid en beveiliging van je gegevens te waarborgen.

Hoewel geen enkele methode voor datatransmissie of opslag 100% veilig kan worden gegarandeerd, evalueren en verbeteren we onze beveiligingsprotocollen voortdurend op basis van technologische vooruitgang, implementatiekosten en de aard van de te beschermen gegevens. We passen technische en organisatorische maatregelen toe om risico's zoals vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot je gegevens te beperken.

Als je vermoedt dat je gegevens of interacties met dembrane niet langer veilig zijn, dringen we er bij je op aan om onmiddellijk contact met ons op te nemen, zodat we eventuele problemen kunnen aanpakken en onderzoeken.

Verantwoordelijkheden van de deelnemer

We herinneren je eraan dat het je plicht is om tijdens de sessie naar je beste weten nauwkeurige, volledige en actuele informatie te verstrekken. Het is essentieel dat deelnemers het delen van persoonsgegevens zoveel mogelijk vermijden, zowel over zichzelf als over anderen. Persoonsgegevens mogen alleen worden gedeeld als dit noodzakelijk is voor het doel van de sessie.

Rechten van deelnemers op het gebied van gegevensbescherming

Je hebt het recht om toegang te vragen tot (inclusief een kopie van), rectificatie en/of verwijdering van je persoonsgegevens, evenals om beperking van de verwerking die op jou betrekking heeft te verzoeken, bezwaar te maken tegen de verwerking of om overdraging van de door jou verstrekte persoonsgegevens te verzoeken.

Als dembrane optreedt als de verwerkingsverantwoordelijke, kun je deze rechten uitoefenen door rechtstreeks contact met ons op te nemen. Als dembrane optreedt als verwerker namens een klant, neem dan contact op met de klant die dembrane heeft ingeschakeld, aangezien zij het eerste aanspreekpunt zijn voor de afhandeling van dergelijke verzoeken. Onze contactgegevens vind je hieronder voor verdere hulp indien nodig.

We zullen ons best doen om je verzoek snel en kosteloos af te handelen, tenzij het voldoen eraan een onevenredige inspanning zou vergen. Om misbruik te voorkomen, kunnen we om voldoende identificatie vragen voordat we je verzoek in behandeling nemen. In sommige gevallen kunnen we mogelijk niet volledig aan je verzoek voldoen, bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaarplichten. Als dit het geval is, zullen we je op de hoogte stellen van de specifieke redenen. Over het algemeen streven we ernaar om binnen een maand na ontvangst van je verzoek te reageren.

Vragen, opmerkingen of klachten

In principe is de klant die dembrane inschakelt je eerste aanspreekpunt voor vragen, opmerkingen of klachten over dit Databeleid. Als je echter deelneemt aan een sessie die rechtstreeks door dembrane is georganiseerd, of als je liever rechtstreeks contact met ons opneemt, neem dan gerust contact met ons op via e-mail of telefoon met de onderstaande gegevens.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of, als je in een ander land woont of werkt, bij de relevante privacytoezichthouder voor dat rechtsgebied.

Contact

Voor vragen, verzoeken of meer informatie over dit Databeleid of onze gegevenspraktijken kun je contact met ons opnemen via: