⛔ Vervangen. Deze versie (v2.0, 18 juni 2026) is vervangen door versie 3.0 en blijft alleen beschikbaar ter referentie.

Dit is de Privacyverklaring (de "Verklaring") van dembrane. Het legt uit wie we zijn, welke persoonlijke gegevens we over je verwerken, waarom, en wat we ermee doen. Persoonlijke gegevens zijn alle gegevens waarmee je direct of indirect geïdentificeerd kunt worden. We kunnen deze Verklaring van tijd tot tijd wijzigen; de huidige versie is altijd beschikbaar op de onderste banner van onze website. Laatst bijgewerkt: 18 juni 2026 (v2.0).

Wanneer is deze Verklaring van toepassing?

Deze Verklaring legt uit hoe we je persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken wanneer je bijvoorbeeld: onze website of sociale kanalen bezoekt of gebruikt; je aanmeldt voor onze nieuwsbrief; deelneemt aan een sessie die rechtstreeks door dembrane wordt aangeboden; een van onze producten gebruikt (zoals dembrane Echo) als lid van een organisatie of workspace, of als genodigde externe partner; onze diensten koopt of afneemt; goederen of diensten aan ons levert; solliciteert naar een baan; of contact met ons opneemt.

Belangrijke opmerking voor deelnemers. Deze Verklaring is alleen van toepassing wanneer dembrane de verwerkingsverantwoordelijke is voor je gegevens. Wanneer we persoonlijke gegevens verwerken namens een andere verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een klant die een sessie organiseert via ons platform), treden we op als verwerker en is de privacyverklaring van die klant van toepassing. Als je hebt deelgenomen aan een sessie die door een klant is georganiseerd, raadpleeg dan ons Gegevensbeleid voor Deelnemers.

Wie is dembrane?

dembrane faciliteert en verbetert participatie-activiteiten (evenementen, stakeholderbetrokkenheid, consultaties) en ontwikkelt software en methoden om deze te ondersteunen. "we", "ons" of "dembrane" betekent dembrane B.V. (Kamer van Koophandel nr. 89391438), gevestigd in 's-Hertogenbosch.

Welke persoonlijke gegevens verwerken we, en waarom?

1. Websitebezoekers. Apparaatinformatie (IP-adres, apparaat en besturingssysteem), loggegevens (pagina's, tijd, herkomst) en geschatte locatie (op basis van je IP-adres).

• Het beheren en beveiligen van de website: gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG).

• Analyses om het gebruik te begrijpen en te verbeteren: toestemming voor niet-essentiële cookies (Art. 6(1)(a) AVG). Standaard werkt onze website zonder cookies; analytische cookies en sessie-replays worden alleen ingeschakeld als je hiermee akkoord gaat. Zie ons cookiebeleid en de banner op onze website.

2. Nieuwsbriefabonnees. Naam, organisatie en e-mailadres.

• Verzenden van nieuws over onze diensten, evenementen en ontwikkelingen: toestemming (Art. 6(1)(a) AVG). Je kunt je op elk moment afmelden.

3. Deelnemers aan sessies die rechtstreeks door dembrane worden georganiseerd. Contactgegevens; audio-opname (die vervolgens wordt geanonimiseerd); informatie die tijdens de sessie wordt gedeeld.

• Communiceren met deelnemers en inzichten verzamelen: toestemming (Art. 6(1)(a) AVG). Zie het Gegevensbeleid voor Deelnemers.

4. Gebruikers van onze producten. Accountcontactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer); organisatie-, workspace- en samenwerkingsgegevens (lidmaatschappen, rollen inclusief de rol van externe partner, uitnodigingen); productgebruik- en diagnostische gegevens.

• Accounts aanmaken en het leveren van het platform en ondersteuning: uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG).

• Productanalyses en foutopsporing om het product te verbeteren en te beveiligen (pseudonieme gebruiks- en diagnostische gegevens, gehost op PostHog EU Cloud): gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG).

• Verzenden van transactionele e-mails en account-e-mails: uitvoering van een overeenkomst.

5. (Medewerkers van) (potentiële) klanten. Contactgegevens; financiële informatie (bank- of betalingsgegevens).

• Identificatie en communicatie voor de samenwerking: uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG).

• Benaderen van prospects en beheren van onze wachtlijst: gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG). Marketing-e-mails worden alleen met je toestemming verzonden en je kunt je op elk moment afmelden.

• Betalingen verwerken en vorderingen innen (via onze betalingsprovider Mollie): uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG).

• Bijhouden van de financiële administratie: wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG; Art. 52 lid 4 AWR).

6. (Medewerkers van) leveranciers. Contact- en financiële gegevens: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting, zoals hierboven.

7. Sollicitanten. Contactgegevens en sollicitatie-informatie: uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG) en ons gerechtvaardigd belang om de geschiktheid te beoordelen (Art. 6(1)(f) AVG).

8. Mensen die contact met ons opnemen. Identificatie, contactgegevens en inhoud van het bericht: ons gerechtvaardigd belang om te reageren (Art. 6(1)(f) AVG).

Maken we gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

We nemen geen besluiten over je die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze in aanzienlijke mate treffen. Waar onze producten AI gebruiken (transcriptie, samenvatting, analyse) namens een klant, wordt die verwerking geregeld door onze Verwerkersovereenkomst en onze AI Act-verklaringen, en blijft de klant verantwoordelijk voor eventuele beslissingen die daaruit voortvloeien.

Met wie delen we persoonlijke gegevens?

We verkopen je persoonlijke gegevens niet. We delen ze alleen als dat nodig is om onze diensten te leveren, met de onderstaande categorieën ontvangers. We sluiten met elke verwerker een verwerkersovereenkomst, eisen waar mogelijk dat de gegevens binnen de EU blijven, en passen passende waarborgen toe voor elke doorgifte buiten de EER.

We kunnen ook gegevens delen met professionele adviseurs (zoals banken, auditors, advocaten en accountants) en in het kader van een zakelijke transactie (zoals een fusie, overname of reorganisatie). Onze actuele subverwerkerslijst is te vinden in onze compliance-documentatie.

Doorgifte buiten de EER

In principe verwerken we je persoonlijke gegevens binnen de EU en de EER en eisen we van onze verwerkers dat zij hetzelfde doen. Wanneer het moederbedrijf van een verwerker buiten de EER is gevestigd, houden we de verwerking binnen de EU-infrastructuur en vertrouwen we op passende waarborgen (de EU-standaardcontractbepalingen en, waar van toepassing, het data privacy framework tussen de EU en de VS) voor eventuele doorgifte.

Beveiliging

We hebben een ISO 27001:2022-gecertificeerd managementsysteem voor informatiebeveiliging en passen passende technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder versleuteling tijdens transport en in rust, rolgebaseerde toegangscontrole met multifactorauthenticatie, en logging en monitoring. We eisen van onze verwerkers dat zij hetzelfde doen. Geen enkel systeem kan gegarandeerd volledig veilig zijn; neem contact met ons op als je denkt dat je gegevens risico lopen.

Bewaartermijn

We bewaren persoonlijke gegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden, tenzij een langere periode wettelijk verplicht is. Voor productaccounts bewaren we gebruikersgegevens over het algemeen één maand na het verwijderen van het account. Voor sollicitanten bewaren we gegevens tot vier weken na afloop van de procedure, tenzij je wordt aangenomen of toestemming geeft voor een langere periode. Financiële administratie wordt bewaard gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar.

Je verantwoordelijkheden

Zorg ervoor dat de gegevens die je aan ons verstrekt juist en actueel zijn. Als je gegevens van andere mensen met ons deelt, zorg er dan voor dat je hiertoe bevoegd bent en dat je hen op de hoogte hebt gesteld van deze Verklaring.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van of bezwaar tegen de verwerking, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Neem contact met ons op via de onderstaande gegevens. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen om jezelf eerst te identificeren. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of je lokale toezichthouder.

Contact

• Functionaris voor gegevensbescherming en privacykwesties: privacy@dembrane.com

• Algemene vragen: info@dembrane.com